今更なんだけど、Excelで集計表を作る時のデータの作り方について。。。
特にピボットテーブルを使う時のデータソース（元データ）を作る時はこの方法で作らないと、
ピボットテーブルが上手く作れなくなってしまします。
特にExcelを使いこなしていない人に多いのが、始めから見やすい表を作りがちになってしまうことがあります。
勿論、エクセルにはその様な作表をサポートするテンプレートやデザインが用意されていて、それはそれで事足りてしまったりもするんだけど、、、
データ集計や、ピボットテーブルをつかった集計、分析を行おうとするんならそれなりのデータの作り方をした方が後々データの活用の幅が広がって来るんです。
例えば、日々の商品の売り上げを集計して表にまとめていく時、始めからこんな表を作っていってしまう人がいる。
一見分かりやすくまとめられているけど、始めからこんな形でデータを作っていってしまうと、少なくとも2つの問題がでてくる。
●4月に売れたりんごの売上の合計を計算したい時に売上データが1行おきになっているから、範囲指定で合計を表示させたり、SUM関数がつかえない。
●りんごが売れた順にデータを並び変えようとしても、日付の欄がセルの結合を行っているんでデータの並び変えが出来ない。
後は、4月にみかんの売れた日数が集計できないとか、他にも色々ありそうだ。。。
だったら、どんな集計が良いかというと、
こんな表になる。集計表と言うより、集計表を作るためのデータベースと言ったところだろか。
但し、こういう風に作っておくと、オートフィルタでデータの並び替えや、抽出も出来るし、勿論ピボットテーブルも作成可能になるのだ。
肝は、「１件のデータ（１件の出荷）は1行に記入する」と言うこと。1件のデータとは何かと言うのを明確にしておく必要がありそうだ。
それから、フィールド（列の項目）から、計算できる項目は省くと言うこと。
例えば、“単価”と“数量”がフィールドに設定してあれば“金額”は不要。なぜなら“単価ｘ数量”で求めることができるから、ピボットテーブルの
集計フィールドの追加で求めることができるからだ。
つまり、“単価”・“数量”と“金額”はだぶったフィールド（項目）になるということなのです。。。
データソースは“Simple is best”なのです。
ただ、この集計も一つ抜けているのがある、それは其々の1件、1件のデータを特定できるものが無いということ。
この様に左端にIDと言う列をつくって重複しない記号を入力しておくことも肝だ。
なんでこれが必要かと言うと、データの件数を求める場合に重複が無く漏れ（空白）も無いデータを作っておくと何かと便利な時があります。このIDの数を数えればデータの件数が求めたりすることが出来ます。（データベースではこれを“ユニークなナンバー”等と言ったりします）
で、こんな集計表があれば、ピボットテーブルで次のような
クロス集計も可能になるんです。
ピボットテーブルの集計結果だけでは表の体裁が良くないので、最終的にはここからコピーして体裁を整える必要があるけど、データを活用する（どう活用するか）と言う目的のためには、この様なデータの作り方が必要になってくるんです。
関連ページピボットテーブルを作ってみた
posted by haku1569 at 15:36|
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