2018年09月09日

ファイルを読み取り専用で開く(shift+右クリで開けない時) / ファイル操作 / Excel

共有フォルダなどに保存されているファイルを誰かが先に開いていると後から開こうとする人には“読み取り専用”でしか開けなくなり、ファイルの編集などができなくなります。

複数の人で共有するファイルは先にアクセスした人しか、編集できなくなってしまうのですが、先にアクセスした人が閲覧だけが目的の場合でも、次にアクセスした編集したい人は“読み取り専用”になってしまい編集することが出来なくなってしまいます。
そういう時って「イラっ!」としちゃう時もありますよね。

で、先に開く人も閲覧だけなら“読み取り専用”で開けば、編集したい人に迷惑をかけることもありません。
その方法をいくつか紹介してみます。

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まず、よく知られているけどやってはいけない方法
“読み取り専用”で開けない方法!?(Microsoftのバグ?)

ファイルを“読み取り専用”で開く方法でよく知られているのは、「shift」キーを押しながらファイルを右クリックしてそこの「読み取り専用で開く」を選択して開く方法がありますが、
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これは、“読み取り専用”で開けていません。理由はよくわかりません。
けど、ダメです。

なので、別の方法。
編集者は限られた人で他の大勢の人は閲覧だけの場合、で間違って編集されてしまうのを防ぎたい場合は、
ファイルそのものを優先的に“読み取り専用で”開くように予め設定してしまいます。
こうしておけば、閲覧者には自ら特別な操作をさせることなく“読み取り専用”でひらかせることができます。

設定したいファイルを「名前を付けて保存」をします。
そこで、右下の「ツール」ボタンを開き「全般オプション」を選択します。
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で、「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れます。
パスワードは空白で構いません。
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すると、ファイルを開くときにこのようなメッセージが出てきて、閲覧者は「はい」を押して“読み取り専用”でファイルを閲覧することが可能になります。
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もしここでまだ閲覧者に間違って「いいえ」をおしていまいそうなアホがいて心配な場合は、先ほどのパスワードの入力画面で「書き込みパスワード」だけパスワードを設定します。
すると、ファイルを開くときパスワードを入力しない限り“読み取り専用”でしか開けなくなります。
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今のやり方は特定のファイルへの設定でしたが、今度は自分がファイルを開いた後“読み取り専用”に切り替える方法です。
これは、最初の「shift」キー+右クリの「読み取り専用」の代わりになる機能です。

クイックアクセスツールバーのユーザー設定ボタンから「その他のコマンド」を開きます。
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そして「リボンにないコマンド」から「読み取り専用の設定/解除」を選択し「追加」します。
20180909_06.JPG

すると、アイコンがツールバーに追加されます。
ファイルを開いてからこのアイコンをクリックするとファイルが“読み取り専用”に設定され、上のファイル名の隣に“[読み取り専用]”と表示されます。
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ファイルを共有してアクセスする場合は、イラついたり、間違って上書きされたりしないように、“読み取り専用”の設定を積極的に活用しましょう!




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ラベル:読み取り専用
posted by haku1569 at 18:05| ファイル操作 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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