2014年09月15日

作業日報から作業を行った日数を集計してみた(重複しないアイテムの集計)/Excel/ピボットテーブルと関数

Excelのピボットテーブルで業務日報から業務を行った日数を集計してみます。
以前、業務日報から業務を行った時間(経過時間の合計)を集計してみましたが、今回はその業務を何日行ったかを集計してみます。

例えばこんな業務日報があって、一日毎に何時から何時までどんな業務をしたかが入力されています。
家庭だったら、何日勉強したか、トレーニングを何日やったかとかを集計ができると思います。

業務日報は日付と業務を行った開始時刻、終了時刻が記入されています。
1日のうちに同じ業務を午前と午後に行うとか複数回行うこともありますよね。。
20140915_01.JPG

最初はありがちな間違った例です。
ピボットテーブルを作って「行ラベル」に“作業種別”を設定します。
20140915_02.JPG

フィールドリストはこんな感じです。
20140915_03.JPG

次に、「Σ 値」に“作業日”設定します。
自動的に“データの個数”(件数)になります。
20140915_04.JPG

ピボットテーブルはこうなります。
作業毎の作業日のデータの個数(件数)が集計されました。
20140915_05.JPG
一見、これが作業を行った日数だと思っちゃいます!
ちなみにこのデータは6月〜8月までの日報になっていますので、毎日やったとしても92日。それを超えることはありえないはずなんだけど、“データ入力”は121日間やったことになってます。
つまり、これは作業日のデータの個数を数えていますが、つまりこれは作業種別に“データ入力”と記入されている“作業日”の数(件数)を数えています。つまりこれは(再)“データ入力”と記入した数(件数)を数えてるのと一緒なんです。。。よ!
1日に2回データ入力の作業をしてたら、2回でカウントされます。

だは、正しい方法です。
というか、ピボットテーブルでは集計したアイテムの重複のない数(アイテムの種類の数)を数えることが出来ないのです。。。
なんで、この問題!?じゃなくて、この課題はピボットテーブルでは解決できません。。
なので、ピボットテーブルで集計した結果を関数を使ってみます。。。

まず、行ラベルに“作業日”、列ラベルに“作業種別”、値に“作業日のデータの個数”を設定します。
20140915_08.JPG

すると、こんなピボットテーブルになります。
“データ入力”は1日に2回やってる日が多いし、“伝票整理”は6月は毎日2回やっているようですね。。
20140915_09.JPG
で、“データ入力”は?121回!?
って、間違いの例の結果と同じ!

んで、ここで使う関数は!?
この日毎の作業回数のピボットテーブルから、作業の回数に関わらずにその回数を数えればいいわけでうよね。
ってことで、“COUNT関数”を使いましょう。。
20140915_010.JPG

すると、こんな結果!
これが、正解です。
20140915_011.JPG

んでも、最初の間違いの例、ピボットテーブルで集計してるからと思って過信してると、ありがちな間違いです。
検証は絶対必要です!!


関連ページ
日毎の作業時間(経過時間)を集計してみた


posted by haku1569 at 21:49| Excel ピボットテーブル | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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